Ako vybrať inteligentné zariadenie, ktoré naozaj zrýchli prácu

Inteligentné zariadenie, ktoré zbiera údaje, komunikuje po sieti alebo samo rozhoduje o jednoduchých krokoch, zrýchli prácu iba tam, kde odstráni konkrétne zdržanie. Najčastejšie omyly vznikajú pred nákupom: firma si kúpi technológiu a až potom hľadá, na čo ju použije. Nižšie sú omyly, ktoré sa opakujú pri skenovaní zásob, senzoroch, tabletoch aj automatizovaných linkách, a to, čo platí namiesto nich.

Omyl: Najnovšie zariadenie je vždy najlepšie

Nová technológia často pridáva funkcie, ktoré nikto nepoužije, a zvyšuje cenu aj nároky na obsluhu. Pre sklad s päťdesiatimi položkami nemusí byť vhodný ten istý systém ako pre distribučné centrum.

Platí opak postupu: najprv popíšte problém. Koľko času týždenne stojí ručné prepisovanie údajov? Koľko chýb vzniká pri inventúre? Kde ľudia čakajú? Až podľa odpovedí vyberte zariadenie, ktoré to rieši. Zoznam funkcií v katalógu nie je zadanie.

Omyl: Zariadenie nahradí ľudí

V skutočnosti zvyčajne presúva prácu. Čítačka čiarových kódov zníži chyby pri vychystávaní, ale niekto musí udržiavať kódy, opravovať zlé označenia a riešiť výnimky. Senzor teploty v chladiarni upozorní na problém, ale rozhodnúť, čo sa s tovarom stane, musí človek.

Platí to aj o rozhodovaní. Ak zariadenie navrhne odpoveď, napríklad množstvo na doobjednanie, zodpovednosť zostáva na človeku, ktorý odpoveď schváli. Slepá dôvera v zariadenie je rovnako riziková ako úplné ignorovanie jeho údajov.

Zamestnanci sa preto musia zapojiť skôr, než zariadenie dorazí. Nechajte ich vyskúšať ukážku, povedať, čo im bude prekážať, a rozdeliť si úlohy. Ak majú pocit, že ich zariadenie ohrozuje, nájdu spôsob, ako ho obísť.

Omyl: Stačí zapojiť a funguje

Zariadenie sa musí prepojiť s ostatnými systémami, teda so skladovým programom, účtovníctvom alebo pokladnicou. Ak údaje zostanú na samostatnom ostrove, zamestnanec ich prepisuje ručne a výhoda zmizne.

Pred nákupom sa spýtajte dodávateľa, s ktorými programami spolupracuje a ako sa údaje prenášajú. Vyžiadajte si ukážku na vašich reálnych dátach. Počítajte aj so školením a s prechodným obdobím, počas ktorého bude práca pomalšia, než bola predtým.

Omyl: Bezpečnosť sa dorieši neskôr

Inteligentné zariadenia sú pripojené do siete, a preto môžu byť slabým miestom. Ponechané predvolené heslo, nikdy neaktualizovaný softvér alebo zariadenie v rovnakej sieti ako účtovníctvo sú bežné príčiny problémov.

Základné pravidlá: zmeňte predvolené heslá, oddeľte zariadenia v samostatnej sieti, aktualizujte softvér a overte, aké údaje zariadenie odosiela a kam. Ak zbiera osobné údaje, napríklad o zamestnancoch alebo zákazníkoch, platia pravidlá ochrany osobných údajov a zamestnanci majú byť o zbere informovaní.

Omyl: Investícia sa vráti hneď

Návratnosť závisí od využitia. Zariadenie, ktoré beží pol hodiny denne, sa vráti pomaly, zatiaľ čo to, ktoré šetrí desiatky minút pri každej zákazke, sa vráti rýchlo. Do výpočtu dajte aj servis, licenciu, školenie a čas na zaučenie.

Ilustračný výpočet: ak zariadenie ušetrí desať minút pri každej z tridsiatich zákaziek týždenne, je to päť hodín týždenne, teda približne dvadsať hodín mesačne. Ak hodina práce stojí firmu určitú sumu, viete ju vynásobiť a porovnať s mesačným nákladom. Ak výsledok nevychádza, zariadenie je skôr luxus než nástroj.

Príklad z malého skladu

Ilustračná situácia: e-shop s tisíckou položiek vychystáva objednávky podľa papierového zoznamu. Pracovník hľadá tovar v regáloch, pri šesťdesiatej objednávke za deň sa mýli v kóde a balík odíde nesprávny. Reklamácia stojí viac než rozdiel v cene tovaru.

Riešenie nemusí byť drahé. Stačí ručný snímač kódov, ktorý prepojí objednávku s regálom a zobrazí, ktorú položku vziať. Chyby klesnú, nový zamestnanec sa zaučí za deň a manažér vidí, ktoré položky sa najčastejšie nenájdu. Rovnaký nástroj by však nepomohol, ak je problém v tom, že tovar nemá pevné miesto v regáloch. Najprv sa dá poriadok, potom technika.

Podobne to funguje v dielni, v ordinácii či v kancelárii. Technológia zosilňuje to, čo už funguje, a zhoršuje to, čo je v neporiadku.

Ako zariadenie zaviesť bez chaosu

Začnite pilotom v jednej časti prevádzky, na jednej zmene alebo s jednou skupinou ľudí. Určte, čo budete merať: čas, chybovosť, počet reklamácií. Po mesiaci porovnajte so stavom pred nasadením.

Ku každému zariadeniu určte jedného človeka, ktorý za neho zodpovedá: vie, ako sa nastavuje, komu volať pri poruche a kedy sa robí aktualizácia. Zariadenie bez gazdu po pol roku prestane byť používané.

Ak pilot prinesie zlepšenie, rozšírte nasadenie. Ak nie, zistite prečo, či ide o zariadenie, nastavenie, alebo spôsob práce. Niekedy sa ukáže, že problém je v postupe a technológia ho iba prekrýva.

Môj tip: Odporúčala by som pred nákupom spísať pracovný postup, ktorý chcete zrýchliť, na jednu stranu s časmi jednotlivých krokov. Dodávateľovi ho ukážte a požiadajte, aby vám ukázal, ktoré kroky zariadenie skráti. Ak nevie, treba hľadať iné riešenie.

Zdroje

• Úrad na ochranu osobných údajov SR
• Národný bezpečnostný úrad SR
• Ministerstvo hospodárstva SR