Pravidlá v tíme, alebo voľný štýl? Rozhoduje veľkosť a rutina

Dohodnuté pravidlá pomáhajú tímu vtedy, keď riešia opakujúce sa trenice, nie keď sa snažia upraviť každý krok. Päť krátkych dohôd o komunikácii a odovzdávaní práce zvyčajne zlepší výkon viac než dvadsaťstranová príručka, ktorú nikto nečíta. Platí to pre malú firmu aj pre oddelenie vo väčšej spoločnosti, no nie rovnako.

Kedy pravidlá pomáhajú

Najviac sa osvedčia tam, kde sa na práci podieľa viac ľudí a výsledok jedného je vstupom pre druhého. Typicky ide o schvaľovanie podkladov, zdieľané kalendáre, odovzdávanie smien alebo zákaznícku linku. Keď nikto nevie, do kedy má odpovedať na správu, alebo kto rozhoduje pri spore, strácajú sa hodiny na dohadovaní.

Pravidlá tiež pomáhajú pri príchode nových ľudí. Nováčik nemusí hádať, čo je v tíme bežné, a vedúci nemusí všetko vysvetľovať dookola.

Kedy brzdia

V malom tíme, kde sa každý pozná a robí rôzne veci, je nadmerná regulácia často zbytočná. Kreatívna práca, výskum alebo vývoj potrebujú voľný priestor, aby sa dali skúšať nápady. Pravidlo, ktoré zakazuje otázky mimo stanovených hodín, zníži ochotu pýtať sa a chyby sa prezradia neskôr.

Brzdou sú aj pravidlá, ktoré vznikli ako reakcia na jednu chybu. Ak sa pre jeden prípad pridá kontrola pre všetkých, ľudia sa naučia obchádzať celý systém.

Pravidlá alebo voľnosť: rýchle porovnanie

Situácia	Skôr pravidlá	Skôr voľnosť
Veľkosť tímu	viac ako zhruba desať ľudí	pár ľudí, ktorí sa dobre poznajú
Typ práce	opakovaná, na seba nadväzujúca	tvorivá, výskumná
Riziko chyby	vysoké (bezpečnosť, peniaze, zákazníci)	nízke, dá sa ľahko opraviť
Nový tím	áno, aspoň základ	až keď sa tím osvedčí

Tabuľka je orientačná. Rozhodujúce je, kde sa v práci naozaj kazí spolupráca, nie to, čo je v móde.

Ako ich nastaviť

Najprv spíšte, kde sa tím najčastejšie zasekáva: neskoré odpovede, nejasné priority, duplicitná práca. Z tohto zoznamu vyberte tri až päť bodov a formulujte ich ako konkrétne správanie, nie ako ideál. Namiesto „komunikujeme otvorene“ napíšte „na správu od kolegu odpoviete do konca pracovného dňa“.

Dôležité je, aby pravidlá schválil celý tím, nie len vedúci. Dohoda, na ktorej sa ľudia podieľali, sa dodržiava lepšie než nariadenie zhora. Po troch mesiacoch ju prejdite a vyhoďte to, čo nepomohlo.

Čo robí vedúci

Pravidlá bez príkladu zhora nefungujú. Ak vedúci sám posiela správy o desiatej večer a očakáva odpoveď, žiadna dohoda o pracovných hodinách nepomôže. Dodržiavať ich musí ako prvý a pripustiť, že pravidlá platia aj pre neho.

Rovnako dôležité je oceniť, keď niekto pravidlo vznesie námietku. Znamená to, že mu na tíme záleží a vidí, kde dohoda nesedí.

Pozor na hranicu zákona

Vnútorné pravidlá nesmú obchádzať Zákonník práce ani bezpečnostné predpisy. Pracovný čas, prestávky, odpočinok a ochrana osobných údajov majú oporu v zákone a firemná dohoda ich nemôže zhoršiť. Ak pravidlá zasahujú do pracovného poriadku, treba ich spracovať formálne a zamestnancov s nimi preukázateľne oboznámiť.

Pri monitorovaní zamestnancov (kamery, sledovanie e-mailov) sa pýtajte právnika alebo zástupcu zamestnancov. Dobre mienené kontroly môžu porušiť súkromie a poškodiť dôveru.

Ilustračný príklad: tím zákazníckej podpory

Osem ľudí odpovedá na e-maily zákazníkov a každý si rieši fronty po svojom. Jedna otázka dostane tri odpovede, iná žiadnu. Tím sa dohodne na troch pravidlách: každý e-mail má pridelenú osobu, odpoveď príde do konca pracovného dňa a zložité prípady sa po dvoch výmenách odovzdajú vedúcemu zmeny.

Nič viac. Po mesiaci zmizne duplicitná práca a zákazníci prestanú písať urgencie. Pritom nebolo treba nový nástroj ani školenie, len spoločná dohoda a jedna nástenka s menami a stavmi úloh.

Ak by ten istý tím pridal pravidlá o tom, ako formulovať každú vetu odpovede, odpovede by pôsobili strojovo a ľudia by pravidlá začali obchádzať. Hranicu preto stanovte tam, kde sa dá zmerať výsledok, nie spôsob práce.

Ako zistiť, či to funguje

Nepotrebujete zložité metriky. Sledujte, či sa skrátil čas odpovedí, či ubudlo opakovaných otázok a či tím nehlási menej nedorozumení. Stačí krátka porada raz za štvrťrok, kde každý povie, ktoré pravidlo mu pomáha a ktoré mu prekáža.

Ak sa tím vráti k starým zvykom, nehľadajte vinníka. Pravidlo pravdepodobne nesedí s realitou práce a treba ho upraviť, nie sprísniť.

Časté otázky

Koľko pravidiel je primerané?

Zvyčajne stačí tri až päť. Čo sa nezmestí na jednu stranu, ľudia si nezapamätajú. Ak potrebujete viac, rozdeľte ich podľa situácií a každú situáciu pokryte jednou jasnou vetou.

Čo robiť, keď niekto pravidlo porušuje?

Najprv sa opýtajte na dôvod. Často ide o nejasnosť alebo o pravidlo, ktoré nesedí s prácou. Až pri opakovanom porušení riešte dôsledky, a to v súlade s pracovnoprávnymi predpismi.

Hodia sa pravidlá aj pre prácu z domu?

Áno, práve tam sú užitočné. Dohodnite dostupnosť v pracovných hodinách, spôsob oznamovania absencie a kanál na urgentné veci. Bez toho vznikajú očakávania, ktoré nikto nevyslovil.

Zdroje

• Zákonník práce (zákon č. 311/2001 Z. z.)
• Národný inšpektorát práce