Virtuálna kancelária: čo v nej dostanete a čo nie

Virtuálna kancelária nenahradí pracovisko, ale časť služieb, ktoré s ním súvisia: reprezentatívnu adresu, príjem pošty, telefonovanie v mene firmy a zasadačku na požiadanie. Hodí sa tímu, ktorý pracuje na diaľku a príležitostne sa stretáva s klientmi. Nehodí sa tam, kde potrebujete vlastné pracovné miesto a vybavenie. Najlepšie to ukáže modelový príklad.

Tím, ktorý sa stretáva raz do mesiaca

Ilustračný príklad. Dvaja marketéri a jeden vývojár založili malé digitálne štúdio. Každý žije v inom meste, pracujú z domu a spolu sa vidia raz za mesiac. Klienti im hovoria, že chcú stretnutie osobne a že by vítali jednu adresu na faktúrach. Najímať kanceláriu by pre troch ľudí, ktorí v nej býva jeden deň v mesiaci, bolo zbytočné.

Zvažujú virtuálnu kanceláriu. Potrebujú adresu, preberanie pošty, telefónne číslo s odkazovým systémom a pravidelný prístup k zasadačke. Nižšie sú hlavné prvky služby a ako ich posúdili.

Adresa a pošta

Základ služby je adresa, na ktorú možno doručovať úradnú aj obchodnú poštu. Poskytovateľ ju prevezme, oznámi a naskenuje alebo odošle ďalej. Tím sa dohodne na lehote: pošta od úradov nesmie čakať týždeň. Skontrolujú, či služba prijíma aj doporučené zásielky a kuriérske balíky, lebo nie všetky to robia.

Ak má byť adresa zároveň sídlom spoločnosti, treba mať písomný súhlas s jej použitím na zápis do registra. Podmienky zápisu overte pred podpisom zmluvy.

Telefón a prijímanie hovorov

Niektoré služby pridávajú telefónne číslo a recepčnú, ktorá hovory prijíma v mene firmy a presmeruje ich. Klient tak nezistí, že firma nemá fyzickú recepciu. Dôležité je dohodnúť, ako recepčná oslovuje volajúceho, aké informácie získa a ako ich odovzdá: e-mailom, správou alebo telefonátom.

Tím si vyskúša skúšobné volanie. Dôležitá je rýchlosť odpovede aj tón. Ak by recepčná odpovedala nepresne, poškodila by dojem, ktorý služba mala vytvárať.

Zasadačka a pracovné miesto na požiadanie

Zasadačka sa rezervuje na hodiny alebo na deň a mnohé budovy ponúkajú aj otvorený priestor na prácu. Pre trojčlenný tím je to dostatočné: raz mesačne porada a občas stretnutie s klientom. Overte, či sa dá rezervovať online, či má priestor projektor a internet a či je prístupný v čase, keď ho potrebujete.

Rezervujte si zasadačku aspoň s týždenným predstihom a potvrďte klientovi presnú adresu, poschodie a spôsob príchodu. Pri prvej návšteve chce klient nájsť správne dvere bez telefonovania. Zistite aj pravidlá zrušenia. Poskytovateľ môže účtovať poplatok, keď zrušíte rezerváciu krátko pred termínom. Počet hodín v balíku nemusí byť prenosný do ďalšieho mesiaca.

Čo virtuálna kancelária nenahradí

Nenahradí kolektív. Tím, ktorý sa vidí len raz za mesiac, musí vedome budovať komunikáciu, inak sa rozpadne na troch jednotlivcov. Nenahradí ani priestor na prácu s dôvernými dokumentmi, ak doma nemáte vhodné podmienky, ani prevádzkareň, ak vaša činnosť vyžaduje prevádzku podľa predpisov.

Nahradí skôr „výklad“ než „dielňu“, čiže tvár firmy, nie jej prácu. Ak firma pracuje s tovarom, skladom alebo prijíma zákazníkov na mieste, potrebuje reálny priestor. Nezabudnite, že prenajímateľ budovy musí s využitím adresy súhlasiť.

Na čo myslieť v zmluve

Dĺžka záväzku, výpovedná lehota, cena doplnkových služieb a obmedzenia pri prechode na inú adresu patria medzi hlavné body. Zistite, čo sa stane s poštou po skončení zmluvy a ako dlho ju poskytovateľ ešte preposiela. Pýtajte sa aj na ochranu osobných údajov: recepčná a poskytovateľ pracujú s menami klientov a obsahom listov.

Tím si dohodne polročnú skúšobnú dobu bez dlhého záväzku. Po šiestich mesiacoch zhodnotí, či by mu stačila lacnejšia verzia, alebo si naopak potrebuje prenajať malú kanceláriu.

Ilustračný záver: po polroku zistia, že zasadačku využili trikrát, pričom dvakrát stačila hodina. Zmenia balík na lacnejší s rezerváciou podľa potreby a ušetrené peniaze použijú na spoločné stretnutia tímu mimo mesta. Adresa a príjem pošty ostávajú, pretože klienti ich oceňujú.

Pred zmenou balíka si písomne potvrdia, že adresa sa nemení. Zmena adresy by znamenala úpravu faktúr, webu aj zápisu v registri.

Ako si spočítať, či sa to oplatí

Zoberte celkovú mesačnú sumu za virtuálnu kanceláriu vrátane doplnkových služieb a porovnajte ju s prenájmom malej kancelárie, zdieľaného pracoviska alebo s tým, že sa budete stretávať v kaviarni. Do výpočtu zahrňte aj čas, ktorý stratíte pri cestovaní a zariaďovaní, a rozdiel v dojme pre klienta.

Ilustračné porovnanie bez konkrétnych cien: traja ľudia v prenajatej kancelárii platia nájom aj v mesiaci, keď tam nikto nie je, kým pri virtuálnej službe platíte len za to, čo využijete. Jednoduché pravidlo: ak tím využíva priestor menej než dva dni v mesiaci, virtuálna služba je takmer vždy lacnejšia. Pri častejšom využívaní začína byť výhodnejšia zdieľaná kancelária.

Môj tip: Odporučila by som pred podpisom zmluvy navštíviť budovu osobne a zistiť, ako vyzerá recepcia, schránky a zasadačka. Fotky na webe nevypovedajú o tom, ako sa zaobchádza s poštou a návštevami.

Zdroje

• Ministerstvo spravodlivosti Slovenskej republiky
• Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
• Slovenská pošta